我最近有機會參與一些行政方面的工作,和我之前的角色略為不同,我一向是做藥物相關的工作,例如藥物輔導和處理用藥的數據等,但今次有別於以往,我除了一向的研究工作外,還嘗試一些看來簡單,但其實不簡單的新挑戰。
我其中一項任務,是處理和student helper有關的工作。暑假通常我們的部門會聘用學生到來工作,有點類似暑期工,他們來自不同學科,背景不同,但都是聰明得很的同學,很用心在部門裡學習和參與。
其中一位student helper有一天回到辦工室,她告訴我,今天提早了上班的時間,所以她也想早一點完成工作後,有少許特別安排,她想在原定的放工時間前爭取一點時間吃點東西,然後她想在座位上用zoom meeting參與一個課堂。
因為她實在是用上了我們部門給予的彈性,可在上下班時間上自動調節,所以我也沒有反對,讓她可以早少許下班,吃點東西,再上zoom meeting的課。
後來直至她完成工作,吃了點東西,再開始了網上的課堂,我才發覺可能有點問題。原來我沒有問她,她的課堂需時多久,她要何時才離開辦工室呢?
我上前一問,就知道不妙了。她的課堂一共三小時,她希望晚上9時半離開。
按照指引,我的角色範圍大約在6時許就完結了,也規定student helper不能獨自留在辦公室。我的上司今天放假,而且當時已經過了正常下班時間,加上指引有清晰規範,所以我沒有聯絡上司,而決定自己處理。
Student helper知道要臨時終止在辦工室上zoom meeting的課,當然不情願。我也不能過份責怪她,畢竟她是想學習,她不是在做壞事。連番的解釋後,她也願意另外到其他地方繼續課堂。
第二天,我的上司上班了,我才再把事情一五一十告訴她。我是上了寶貴的一課,我還未夠老練。上司明白了事情後,我請她代為向student helper解釋一下,因為我知道事情始末可能是因為student helper未必知道部門的指引。
結果,上司幫忙解釋後,student helper理解了,也沒有抱怨。之後我再去關心她,問她結果昨晚如何上課,她說這堂課很有用,不只上了三小時,因為發問和討論都很熱烈,結果10:30才完成上課,她很晚才上床睡覺,今天還要上班,但很值得,因為穫益良多。
我也很滿意,因為事情得到了解決。
過了幾天,我再和這位student helper提起這件事,温柔地告訴她希望這事不會再發生,請她下次想完成工作後留下的話,可以早一天提出,大家便可因應她的需要,而事先配合和安排了。
她告訴我已經不用再上課了,過幾天便考試了。
我這小小的行政練習生,也上了一課,以後要更加努力好好學習了。